Управление запасами
9 минут

Страховой запас товаров

Необходимость страхового запаса

Резкое увеличение спроса на продукцию

Проблемы с логистикой, нарушение сроков или объемов поставок

Проблемы с производством

Расчет величины запасов

Пределы колебаний спроса

Средний объем продаж

Среднее отклонение и уровень сервиса

Ассортиментная матрица

Ограничение страхового запаса

Как хранить страховой запас

Как экономно управлять страховым запасом

Изменение интервала поставок

Оптимизация расчета страхового запаса

Оптимизация логистики

Снижение уровня сервиса

Необходимость страхового запаса

Страховой запас (СЗ) товаров — это продукция, которая хранится на складе на случай непредвиденных ситуаций. Он позволяет пройти интервал между завозом товара от поставщиков без нарушения процесса продаж.

Отсутствие нормы резерва может повлечь неприятные последствия для организации:

  • штрафные санкции по договорам поставок с клиентами;

  • уход клиентов к конкурентам, потерю доли рынка;

  • издержки, связанные с репутацией компании;

  • упущенную прибыль.

Достаточный объем страховки позволяет обеспечить непрерывность поставок, если возникают следующие ситуации.

Резкое увеличение спроса на продукцию

Подъем спроса может быть предсказуемым и нет.

Предсказуемый рост связан с сезонными колебаниями, запуском рекламной кампании, внедрением нового поколения продукции. Параметры страхового резерва в таком случае можно рассчитать относительно точно.

К непредсказуемому скачку спроса подготовиться очень сложно. Для этого необходимо оценивать каждый из факторов влияния на спрос, отслеживать его изменения. Резкий рост вызывается:

  • рыночными факторами: банкротством, поглощением конкурентов, уменьшением предложения аналогов и т. п.;

  • социальными факторами — товар внезапно вошел в моду, в обществе появились ожидание знаковых событий;

  • климатическими факторами: засухой, наводнениями, ураганами, нарушающими производственные и транспортные цепочки;

  • политическими факторами: запретами и ограничениями использования продукции конкурентов.

Проблемы с логистикой, нарушение сроков или объемов поставок

Проблемы с контрагентами возникают и у торговых, и у производственных компаний. Даже если поставщик является смежным отделом или дочерней структурой, гарантировать непрерывность рабочего процесса могут только средства страхового запаса.

Нарушения поставок происходят по следующим причинам:

  • нарушения в работе транспортной системы: задержки из-за погоды, пробок, состояния дорожной сети;

  • задержки, связанные с таможенным оформлением грузов;

  • проблемы с обменом информацией — исполнители неправильно поняли друг друга, команда об отправке поступила с опозданием и т. д.;

  • аварийные ситуации: дорожно-транспортные происшествия, пожары, наводнения.

Проблемы с производством

Нарушения производственных процессов опасны тем, что могут повлечь за собой сбой в логистике. В результате решение проблемы остановки отгрузок у производителя занимает много времени и требует перестройки грузопотоков.

Проблемы с отгрузками происходят по следующим причинам:

  • недостаточный запас на производстве, сбой поставок сырья и материалов;

  • проблемы с формированием заказов: несвоевременно подготовленная или неполная спецификация;

  • аварийные ситуации: разрушение фондов, пожары, наводнения;

  • политические причины: санкции, запрет продукции, отзывы лицензий, сертификатов.

Расчет величины запасов

Методики расчета нормативов СЗ основаны на прогнозировании спроса и оценке рисков. Риски по возможности рассчитываются в количественных показателях, связанных с объемами продукции на складе. Непредсказуемый скачок спроса и долгосрочное влияние крупных сбоев в поставках спрогнозировать невозможно, поэтому для подготовки к ним определяют страховой период, в течение которого организация может перестроиться под новые условия работы. При расчете учитываются следующие факторы.

Пределы колебаний спроса

Для минимизации рисков, связанных с колебанием спроса, объемы запасов считаются следующим образом:

СЗ = Объем реализации между поставками × Процент колебания спроса

Объем реализации между поставками берется из текущей отчетности организации. Границы движения спроса определяются по:

  • анализу объема реализации за длительный период – для определения средних и сезонных колебаний;

  • прогнозу эффективности рекламной кампании – если повышенный спрос ожидается по итогам ее проведения;

  • предельному объему рынка – для подготовки к непрогнозируемому скачку спроса.

Точность вычислений будет зависеть от стабильности продаж, частоты поставок и правильной оценки данных за предыдущие периоды. При длительных интервалах между исполнением заказов, бессистемности, отсутствии корректных данных о продажах подобный расчет окажется неверным.

Пример расчета:

Магазин обычно ежемесячно продает 100 кг масла. Изменение спроса по месяцам не превышает 10 кг. Поставки производятся раз в месяц. Страховой запас магазина составит СЗ = 100 × (10/100) = 10 кг.

Средний объем продаж

Позволяет оценить норму резерва с учетом страхового периода, в течение которого обеспечивается бесперебойность отгрузок. Считается по формуле:

СЗ = Средний спрос за период × Допустимый срок задержки поставок

Расчетным периодом может быть один месяц, неделя, день или даже час. Средний спрос считается по текущей отчетности. Количество периодов обычно устанавливается в зависимости от интервала поставок или срока возможной задержки: если на практике бывают длительные сбои в отгрузках, приходится держать увеличенный страховой запас продукции.

Пример расчета:

В нашем примере с магазином установим расчетным периодом одну неделю. Вероятная задержка поставки не превышает одной недели. Данные по реализации составят:

  • 1-я неделя — 55 кг масла;

  • 2-я неделя — 20 кг масла;

  • 3-я неделя — 15 кг масла;

  • 4-я неделя — 15 кг масла.

Средний спрос за период составит СрС = (55+23+16+10) / 4 = 26 кг в неделю. СЗ на вероятный срок задержки составит СЗ = 26 × 1 = 26 кг.

Среднее отклонение и уровень сервиса

Расчет производится следующим образом:

  1. Анализируются прогнозы продаж и фактическая реализация за прошедшие периоды. Если реальная потребность в какой-то период оказалась ниже прогноза, за него данные не учитываются. По остальным периодам определяется среднее отклонение по спросу.

  2. За относительно небольшой срок (3−4 предыдущих периода) анализируются данные о прогнозном и фактическом времени исполнения заказов поставщиком. Когда реальный срок поставки был ниже прогноза, данные по ней не учитываются. По остальным периодам определяется среднее отклонение по времени.

  3. Определяем, сколько по прогнозу товаров будет реализовано за срок, равный среднему отклонению по времени. К полученному числу прибавляем количество товара, равное среднему отклонению по спросу. Таким образом получаем объем запаса без учета отклонения.

  4. Умножаем полученный объем на коэффициент отклонения, который зависит от уровня сервиса. Уровень сервиса организация определяет самостоятельно: он показывает, какую долю спроса удовлетворит компания за выбранный период. Если в течение периода не возникало дефицита товара, значит, потребность была полностью удовлетворена. Если фактический дефицит оказался больше прогнозного, значит, уровень сервиса не достигнут и коэффициент отклонения следует увеличить.

Пример расчета:

В том же магазине прогноз продаж масла всегда составляет 100 кг. Данные по реализации за три последних месяца:

  • март — 106 кг масла, заказ привезен на два дня позже прогноза;

  • апрель — 98 кг масла, заказ привезен на шесть дней позже прогноза;

  • май — 110 кг масла, заказ привезен на один день раньше прогноза.

  1. Среднее отклонение по спросу составит: СрОс = (6+10) / 2 = 8 кг.

  2. Среднее отклонение по времени составит: СрОв = (2+6) / 2 = 4 дня.

  3. Прогноз реализации за 4 дня: ПР = 100 / 30 − 4 = 13,3 кг. Объем страхового запаса без учета отклонения: СЗв = 13,3+8 = 21,3 кг.

  4. Магазин определил, что при применении коэффициента отклонения, равного 1,5, дефицит не образуется, масла всегда хватает до новой поставки. Таким образом, страховой запас составит: СЗ = 1,5 × 21,3 = 32 кг.

Ассортиментная матрица

Ассортиментная матрица — это таблица с перечнем товаров и их характеристик. Если продажи нестабильны, статистика по ним недоступна или срок работы организации недостаточен для формирования практики, ассортиментная матрица может стать удобным инструментом определения размеров резерва.

Матрица формируется специалистами компании (отделом продаж или закупок) либо привлеченными консультантами на основе практического опыта или анализа рынка. Изначально она опирается на предположительные данные.

Точность инструменту придает дальнейшая корректировка. Матрицу постоянно корректируют, регулируя нормированный страховой запас по группам товаров в зависимости от реального спроса и складских остатков. При начальном формировании лучше приуменьшить резерв, докупить его позже, чтобы не заполнить площадку неликвидной продукцией.

Ограничение страхового запаса

Методов расчета резерва много, они учитывают специфику отдельных отраслей и компаний. Однако рассчитанный необходимый уровень может быть недостижим для предприятия в определенный период в связи с техническими ограничениями:

  1. Вместимость склада. Резервный товар должен умещаться на складе, не мешать обработке продукции. При затоваривании организация может поддерживать необходимый уровень сервиса, однако терпит издержки, связанные с истечением срока годности продукции, необходимостью снижения цен, стоимостью хранения на складе.

  2. Срок годности товара. При увеличении резерва продукции с небольшим сроком годности вероятность ее порчи может быть выше вероятности скачка спроса. В результате продукция вовсе не будет реализована.

  3. Интервал отгрузки. Отдельные компании не могут нарастить объемы СЗ, упираясь в пределы возможностей поставщиков.

Проведение мероприятий по снижению указанных ограничений (поиски дополнительных площадей, исполнителей) позволит оптимизировать страховой запас склада и повысить уровень сервиса.

Как хранить страховой запас

Порядок хранения зависит от возможностей склада и специфики товара. Для формирования резерва нужно отталкиваться от:

  • срока хранения товара. Скоропортящиеся товары сложно хранить впрок из-за сокращенного срока хранения и требований к его условиям. Некоторые товары подвержены моде, со временем резко вырастает риск падения спроса на них. Их запас нельзя создавать отдельно от оборота — его лучше создавать в небольших объемах и постоянно обновлять;

  • объема складских площадей: если текущие ресурсы склада не позволяют разместить резерв, необходимо оценить возможности и условия расширения площади, сравнить с величиной вероятных рисков, связанных с отсутствием запаса;

  • логистики склада. Резервы не должны препятствовать нормальному перемещению грузов и увеличивать время поиска, обработки грузов. Товары с длинным сроком хранения лучше направлять поглубже, не допуская захламления склада.

Если у предприятия недостаточно оборотных средств или складских помещений, для него целесообразно заказывать поставки только по подтвержденным и оплаченным заказам клиентов. Такая схема может применяться частично — только для товаров с низким спросом, которых мало на рынке. Это позволяет вести минимальную складскую деятельность, без запасов, однако снижает конкурентные возможности компании на рынке.

Как экономно управлять страховым запасом

Чтобы экономно хранить резерв, необходимо его нормировать, проводить мероприятия по снижению издержек, связанных с его размещением и обработкой на складе. Важно определить оптимальное количество товаров, работать с их оборачиваемостью, избегать списаний.

Для этого существуют следующие методы.

Изменение интервала поставок

Большой срок поставок вынуждает компанию единовременно хранить больше товара. Страховой резерв конкурирует с оборотной продукцией. Снижение интервала позволяет хранить более мелкие партии, не захламляя склад, не блокируя доступ к нужным товарам.

Применение такого метода ведет к определенным рискам:

  • частые поставки увеличивают нагрузку на логистику поставщика — не каждый контрагент сможет выдержать такой график, поддерживая приемлемый уровень сервиса, без сбоев;

  • увеличение количества отгрузок повышает стоимость доставки на единицу товара, так как приходится привлекать больше исполнителей и тратить больше времени на работу транспорта;

  • уменьшение партий товара может привести к потере оптовых скидок, если поставщик не готов нести риски отказа от дальнейших закупок у него продукции.

Оптимизация расчета страхового запаса

Метод заключается в том, чтобы систематически совершенствовать учет страхового запаса. Компания регулярно собирает и обрабатывает информацию о текущих продажах, размерах резервов, остатках на складе и уровне сервиса. На основе полученных данных корректируются объемы по всем позициям ассортимента, формируется гибкая модель работы с колебаниями спроса. Такая модель требует усложнения используемых формул расчета, определения тенденций, толкования и обработки данных.

При больших объемах продаж и набора реализуемых товаров применение метода становится невозможным без автоматизированных систем учета и расчета.

Готовые программные решения помогут оптимизировать работу и точно рассчитать СЗ. Математический аппарат модуля «Оптимизация страховых запасов» программы GoodsForecast.Inventory Optimization позволит:

  • рассчитать оптимальный СЗ для достижения необходимого уровня сервиса;

  • автоматически выбрать оптимальный уровень сервиса, чтобы сбалансировать риски дефицита и издержки хранения излишков товара.

Оптимизация логистики

Для достаточно крупных компаний с разветвленной сетью критически важным становится процесс управления внутренними цепочками поставок. В числе возможных решений:

  • оптимизация транспортных расходов, через формирование сборных партий, укрупнение заказов;

  • создание распределительных центров в узлах направления грузов;

  • работа с местными поставщиками и исполнителями.

Снижение уровня сервиса

Для товаров с низкой рентабельностью хранение резервов на складе может оказаться более затратным, чем издержки, связанные с невозможностью удовлетворения спроса клиентов. В таком случае один из вариантов действий для компании – сознательное уменьшение нормы страхового запаса. На рынке с высокой конкурентной средой использование такого метода в перспективе влечет риск потери компанией своих позиций.



Сообщение отправлено!
Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.
Заполните форму
и получите ссылку на скачивание Партнерской программы
Сообщение отправлено!
Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.
Отправьте заявку на участие
в партнерской программе
Спасибо!
Презентация откроется в новом окне.
Если этого не произошло, нажмите на ссылку.
Заполните форму
для скачивания презентации