Управление запасами с применением анализа ABC и XYZ

Управление запасами — одно из наиболее важных направлений в современной логистике.

Содержание

• Что такое ABC-анализ и зачем он нужен
• Как проводится ABC-анализ запасов на складе
• Что такое XYZ-анализ и когда его применяют
• Как проводится XYZ-анализ запасов на складе
• Какой анализ эффективнее
• Резюме

Оно включает целый комплекс процедур, необходимых для учета остатков, мониторинга расхода различных групп товаров и организации своевременных поставок продукции в нужном объеме. Для более грамотного осуществления этих процессов широко используются математические методы. Наиболее эффективные и популярные — ABC- и XYZ-анализ складских запасов. С их помощью можно усовершенствовать механизм поставок, отладить логистические цепочки, а также повысить уровень сервиса для партнеров и конечных клиентов. В статье рассмотрим каждый из этих методов.

Что такое ABC-анализ и зачем он нужен

Эта методика основана на законе Парето: 20% вложенных усилий обеспечивают до 80% конечного результата. С точки зрения складского дела можно сформулировать его следующим образом: 20% хранящихся позиций приносят 80% дохода, а оставшиеся 80% — 20%.

Принцип анализа ABC схож с законом Парето, только товары делятся не на две, а на три категории. К первой, обозначаемой литерой А, относится продукция, которая чаще всего нужна покупателям. От ее наличия в большей степени зависит маркетинговый успех, а незначительные изменения в составе или количестве остатков могут сказаться на общей выручке. Товары из группы А должны быть на складе постоянно.

К категории B относятся позиции, занимающие средний уровень по популярности у потребителя и степени окупаемости, а к категории C — наименее востребованные. Также к последней категории относятся новинки или редкие товары. Если новая продукция начинает пользоваться успехом, она может перейти в вышестоящие сегменты. В любом случае количество товаров в категории C должно быть строго регламентированным, поскольку спрос зависит от них в наименьшей степени.

Применительно к работе склада ABC-анализ позволяет выявить те 20% продукции, которые приносят больше всего прибыли и составляют 80% от общего оборота компании. Использование этого метода необходимо для оптимизации остатков на складе и минимизации затрат на аренду площадей. В результате становится возможным модернизировать или кардинально изменить действующую стратегию, чтобы снизить влияние рисков и избавиться от нецелевых расходов.

Например, если на складе есть позиции, которые реализуются слишком долго, анализ помогает обнаружить их и провести работу по ускорению продаж. Даже если приходится снизить цены на товары, это поможет избежать более серьезных расходов, связанных с хранением. Высвобожденная площадь послужит для размещения продукции с меньшим сроком оборота, приносящей большую прибыль.

Регулярное проведение ABC-анализа позволяет:

1. Ранжировать товарный состав склада и определять сегмент позиций, которые сильнее всего влияют на количество продаж и больше всего приносят прибыли. Метод помогает быстро понять, какой процент дохода приходится на отдельные виды продукции, какие из них целесообразно представить в большем многообразии, а какие — убрать из товарного ассортимента.

2. Корректировать цены. Например, если складские остатки из категории C не продаются из-за завышенной стоимости, целесообразно сбыть их по более низкой цене в рамках акции или распродажи, а в дальнейшем сделать упор на прибыльные товары.

3. Сокращать количество неликвидной продукции. Она занимает место на складе, при этом продается слишком медленно. Чем скорее получится ее выявить, тем быстрее удастся ликвидировать затоваренность и использовать освободившиеся ячейки под позиции, имеющие стабильный спрос.

4. Отслеживать изменения популярности тех или иных позиций. Это особенно важно, если их в ассортименте компании больше сотни и ручной анализ товаров занимает слишком много времени.

Что такое XYZ-анализ и когда его применяют

Этот метод представляет собой изучение спроса на определенные позиции или их группы для определения степени его стабильности и интенсивности колебаний. При XYZ-анализе все товары делятся на следующие категории:

• X — уровень спроса постоянный вне зависимости от времени года, месяца или иного периода. Стабильность сбыта позволяет прогнозировать уровень продаж товаров, а также сроки реализации остатков;

• Y — спрос в большой степени зависит от конкретного периода, подвержен сезонным колебаниям. При этом величина разброса может достигать 30%;

• Z — товары, востребованность которых постоянно изменяется.

Эта классификация позволяет не только определить зависимость между типом товара и сезонными колебаниями спроса, но и выявить слабые стороны выбранной маркетинговой стратегии. С помощью такого анализа удается понять, какие направления требуют наибольших затрат сил и времени, но приносят меньше результатов. На основании проведенного анализа корректируются методы продвижения, план реализации.

Как проводится XYZ-анализ запасов на складе

Проведение XYZ-анализа на предприятии позволяет не только оценить востребованность товаров в зависимости от времени года. Эта процедура дает возможность отслеживать популярность сезонной продукции, сравнивать показатели с данными прошлых лет, что важно при построении долгосрочной маркетинговой стратегии.

Для исследования потребуется сформировать перечень реализуемых товаров или их групп, определить общий анализируемый промежуток и отчетные периоды внутри него.

Чем больше промежуток времени, для которого проводят анализ ассортимента этим методом, тем более точно можно сгруппировать позиции, спрогнозировать интенсивность реализации остатков и величину изменения спроса на отдельные товары или группы. Если продукция характеризуется высокой оборотистостью, для нее можно использовать сравнительно небольшой период — от одного квартала. Для продукции, оборот которой требует больше времени, анализируются данные за несколько месяцев. Обычно берут данные по месяцам за отчетный период – один год. В любом случае выбранный промежуток должен быть минимум в четыре раза больше срока оборота продукции.

По исследуемым позициям собирается статистика сбыта товаров каждой группы за указанный промежуток, выручка нарастающим итогом. При наличии дополнительных обстоятельств, повлиявших на сбыт (кризисы на рынке, разорения конкурентов, акции, разовые скидки), вносятся соответствующие корректировки. С полученными данными проводятся вычисления:

1. Определяется средний объем сбыта товара за заданный промежуток по формуле:

Vср = (V1 + V2 + … + Vn) / n, где

V1 ― сбыт за отчетный период,

n ― количество отчетных периодов.

2. Вычисляется средний квадрат отклонений (дисперсия):

D = ((V1 – Vср)2 + (V2 – Vср)2 + … + (Vn – Vср)2) / n

3. При извлечении квадратного корня из дисперсии получается среднее квадратичное отклонение ― величина разброса данных за разные периоды по сравнению со средним значением за весь промежуток.

Ơ = √D

4. Вычисляется коэффициент вариации, характеризующий колебание спроса:

K = Ơ / Vср × 100%

5. По полученным значениям коэффициента вариации номенклатура товаров разделяется на три сегмента следующим образом:

• X — позиции, разница в спросе на которые не превышает 10%;

• Y — разница составляет 11–25%;

• Z — коэффициент вариативности превышает 25%.

Пример:

Данные о сбыте продукции в компании за три месяца сведены в таблицу, где каждый столбец соответствует одной группе товаров:

Отчетный период:	Сбыт ноутбуков	Сбыт чайников	Сбыт обогревателей
Август	1000	300	350
Сентябрь	980	410	390
Октябрь	1050	530	910

Колебания сбыта ноутбуков:

• Средний объем сбыта: (1000 + 980 + 1050) / 3 = 1010

• Средний квадрат отклонений: ((1000 – 1010)2 + (980 – 1010)2 + (1050 – 1010)2) / 3 = 866,67

• Среднее квадратичное отклонение: √866,67 = 29,44

• Коэффициент вариации: 29,44 / 1010 × 100% = 2,91% – продукцию можно отнести к категории X.

Колебания сбыта чайников:

• Средний объем сбыта: (300 + 410 + 530) / 3 = 413,33

• Средний квадрат отклонений: ((300 – 413,33)2 + (410 – 413,33)2 + (530 – 413,33)2) / 3 = 8822,22

• Среднее квадратичное отклонение: √8822,22 = 93,93

• Коэффициент вариации: 93,93 / 413,33 × 100% = 22,73% – уровень колебаний не превышал 25%, продукция входит в сегмент Y.

Колебания сбыта обогревателей:

• Средний объем сбыта: (350 + 390 + 910) / 3 = 550

• Средний квадрат отклонений: ((350 – 550)2 + (390 – 550)2 + (910 – 550)2) / 3 = 65066,67

• Среднее квадратичное отклонение: √65066,67 = 255,08

• Коэффициент вариации: 255,08 / 550 × 100% = 46,38% – сбыт показывает сезонные колебания, товар относится к категории Z.

В соответствии с результатами исследования на складе должно быть достаточно товаров группы X, поскольку их покупают стабильно вне зависимости от сезонности. Число позиций из категории Y не должно превышать количество продукции из первого сегмента. Товары из категории Z рекомендуется не держать постоянно, а поставлять под заказ, чтобы избежать простоев и снизить затраты на хранение.

Какой анализ эффективнее

ABC-анализ позволяет оптимизировать остатки на складе, определить наиболее выгодные и ходовые товары. Но чтобы оптимально рассчитать оборотные средства для обеспечения должного количества запасов, провести ABC-анализ недостаточно. Он не отражает зависимость между колебаниями спроса и интервалом времени, в который проводилось исследование. Поэтому необходимо проводить XYZ-анализ, который позволяет выявить динамику изменения спроса с учетом сезонности и других факторов.

Возможна ситуация: на складе заканчиваются товары, формирующие свыше 80% объема реализации, однако продающиеся сравнительно редко. В этом примере нецелесообразно закупать большое количество таких позиций: затраты на аренду складских площадей под хранение этой продукции будут выше, что отрицательно скажется на прибыли.

При множестве преимуществ у обеих методик есть минусы. Так, ABC-анализ характеризуется одномерностью, не позволяет изучить параметры качества, не отражает значимость сторонних факторов. При проведении исследования XYZ для получения объективных данных обязательно требуется изучать большой период, а мониторинг спроса на новинки сложен.

С учетом особенностей обеих методик в управлении запасами указанные инструменты целесообразно применять комплексно. На их основе можно составить матрицу, которая помогает определить тип управления складскими остатками. Она наглядно отображает классификацию товаров с учетом их востребованности и сезонного аспекта, позволяет понять, количество каких позиций следует увеличить, а какие лучше сократить до минимума, убрать из ассортимента магазина или склада. Создание матрицы — это не панацея при выборе логистических решений. Однако она дает возможность построить более эффективную систему управления запасами с учетом динамики сбыта конкретных товаров, портрета целевой аудитории и сезонности работы.

Резюме

Применение ABC- и XYZ-анализа дает возможность компании:

• выявить товары, которые приносят больше всего дохода;

• снизить количество ошибок при работе со складскими остатками;

• оптимизировать использование складских площадей;

• увеличить прибыль от сбыта;

• модернизировать систему поставок;

• усовершенствовать стратегию в логистике.

Выполнить исследование можно как вручную, так и с помощью специального программного обеспечения. Второй вариант более удобен, поскольку требует существенно меньше времени и сил на мониторинг позиций.