Интегрированное планирование
8 минут

Моделирование бизнес-процессов – анализ и автоматизация процессов управления организацией

Что такое моделирование бизнес‑процессов организации

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — это методология описания деятельности предприятия, в основе которого лежит её разделение на отдельные операции, действия, события.

Цели моделирования:

  • оптимизация бизнес-процессов в организации, повышение эффективности;

  • обеспечение прозрачности;

  • повышение гибкости организации, способности к изменениям;

  • организация процесса бизнес-планирования;

  • взаимодействие участников, своевременное информирование руководства для принятия оптимального решения.

Создаваемая модель включает описание объектов, их взаимосвязи, а также прогноз изменений при предполагаемом воздействии на систему. Анализ бизнес-процессов организации позволяет:

  • изучить деятельность компании;
  • выявить проблемы;

  • определить точки роста, просчитать их потенциал;

  • установить зависимость от внешних факторов.

Моделирование может применяться при аудите организации, а также когда надо автоматизировать системы управления.

Почему важно моделировать бизнес-процессы

Организация процесса бизнес-планирования — важный инструмент в работе компании. Её отсутствие приводит к следующим последствиям:

  • Неравномерные результаты работы подразделений. В итоге есть лидеры и аутсайдеры, а между производством и вспомогательными службами может появляться и расти взаимное недовольство.

  • Отсутствие точной и актуальной информации. Из-за этого руководство бизнеса не может оперативно получить важные для управления бизнесом данные о текущей деятельности и её результатах.

  • Нераспределëнные полномочия и зоны ответственности. Из-за этого некому оперативно и чëтко решать возникающие проблемы.

  • Неактуализированные и не приведëнные в единый вид нормативные документы. Когда отсутствует регламентирование работы и взаимодействия сотрудников и подразделений, их функции могут дублироваться, а на выяснение рабочих моментов тратится много времени.

  • Неотлаженный документооборот — на поиск нужных бумаг тратится много времени, возможна утеря информации.

  • Отсутствие адекватной оценки и контроля — нарушаются сроки и бюджеты выполнения работ.

  • Избыточная цепочка согласований, долгая обработка запросов, растянутые сроки принятия и исполнения решений. По этой причине в компании растут непроизводственные затраты, падает исполнительская дисциплина, а контроль исполнения решений становится неэффективным.

  • Недостаточное планирование — появляется избыток товарных запасов.

  • Работа компании непрозрачна для инвесторов — снижается уровень доверия, уменьшаются вливания.

  • Отсутствие контроля за уровнем удовлетворения клиентов — не выявляется недовольство прямых получателей товаров и услуг, проблемы не устраняются и копятся.

Всё это приводит к тому, что внутренние мероприятия и задачи в бизнесе не успевают за ростом компании и изменениями на рынке. Нет проектирования, процессы принимают хаотичный характер. Когда руководство перестают устраивать результаты деятельности, оно не может выявить проблемные точки, а также наиболее перспективные направления для возможности улучшения.

Подходы в моделировании

Выделяют три подхода:

  • функциональный — не учитывает последовательность элементов системы, фокусируясь на результатах действий, потраченных ресурсах, факторах, степени их влияния и связях. Модель даёт общее представление о системе, функциях её компонентов.

  • объектный — предполагает детальное описание операций в виде набора объектов, последовательности их действий, взаимосвязей.

  • имитационный — определяет, как будет реагировать система на воздействие различных факторов, а также динамику изменений.

Построение модели может одновременно совмещать разные подходы. Если позволяют цели исследования, из неё могут исключаться отдельные блоки или несущественные элементы.

Этапы моделирования бизнес‑процессов

Моделирование включает следующие этапы:

1.      Построение базовой модели. В рамках этапа определяются основные бизнес-процессы организации, которые разбиваются на отдельные компоненты. В зависимости от целей исследования определяется набор показателей, а также их взаимосвязи. Кроме того, устанавливаются внешние факторы, их влияние на систему.

2.       На этом этапе собираются исходные данные: нормативные, бухгалтерские документы, отчётность, статистика, результаты опросов, исследований.

3.       Анализ полученных данных. Изучаются элементы модели, их связи, определяются ошибки, отклонения от нормы, задвоения операций, задач, ограничения, слабые места.

4.       В ходе анализа определяются точки роста, формируются потребности в корректировках.

5.       Построение модели изменений. Определяются целевые показатели, структура объектов, скорректированные взаимосвязи — все компоненты состояния предприятия, которое необходимо достичь.

6.       Далее строится план изменений, состав необходимых мер. Устанавливаются сроки исполнения плана, объём издержек, ответственные лица.

7.       Отработка построенной модели. Изменения внедряются на практике, осуществляется сбор целевых показателей на каждом этапе внедрения, контроллинг реализации плана.

8.       Доработка набора изменений. Оценка результатов, внесение корректировок может осуществляться и после внедрения изменений. Постоянный анализ и совершенствование системы обеспечивает рост эффективности организации.

Методы моделирования бизнес‑процессов

Объекты моделирования — любые операции, события, управленческие решения, которые влияют на деятельность предприятия, его способность решать задачи, создавать прибыль. Описание объектов, разбивка их на отдельные элементы формируют основу модели. Порядок её построения регламентируется набором правил и методик (нотацией). Нотации определяют:

  • способ представления элементов, связей (схемы, диаграммы, таблицы, текстовые описания);

  • признаки выделения элементов системы;

  • фокусировку модели (операции, функции, сроки, исполнители, динамика);

  • уровень детализации;

  • порядок представления сопутствующей информации.

Чаще всего применяют группы методов:

  • IDEF (интегрируемые алгоритмические модели) — класс методов, определяющих правила составления графических схем. Схемы обязательно включают последовательность и логические связи объектов. Стандарт устанавливает, как изображаются исходные данные, результаты, механизмы, управляющие воздействия. Возможно проведение декомпозиции: построение общей модели с последующим раскрытием её отдельных элементов.
1.png

  • BPMN (моделирование бизнес-процессов) — нотация для схем, фокусирующихся на взаимосвязях операций, вариантов развития событий, зонах ответственности исполнителей. Используются диаграммы с ограниченным числом графических элементов, основные их категории:

- объекты потока: события, действия, логические условия перехода;
- соединения: управляющие действия, сообщения;
- роли — исполнители операций;
- артефакты — элементы схемы, улучшающие визуальное восприятие или дающие дополнительную информацию, комментарии.
2.png

  • VAD (диаграмма прибавления ценности) — нотация, позволяющая в общем виде провести анализ бизнес-процессов организации. В фокусе внимания создаваемая ценность и последовательность шагов по её созданию.

3.png

  • EPC (событийная цепочка) — для схем, фокусирующихся на выполняемых функциях, выборе этих функций при различных вариантах развития событий. Для каждой функции определяются ресурсы, факторы, исполнители. Основные категории элементов:

- событие — определяет стартовое состояние или результат;

- функция — означает выполняемую операцию;

- организационная единица – исполнитель операции;

- ресурс — используемые или получаемые в ходе выполнения операции материалы, документы, иные сущности;

- соединение — обозначает отношения между объектами.

4.png

Участники моделирования

В зависимости от целей и заданного уровня проработки для формирования моделей привлекаются разные группы лиц.

Простые схемы верхнего уровня могут построить сотрудники компании или другие непосредственные участники моделирования. Например, в небольших компаниях отвечать за моделирование процессов может собственник бизнеса. Владелец знаком с работой изнутри и знает всю специфику.

Автоматизация бизнес-процессов организаций, предусматривающая более глубокую проработку, предполагает создание команд:

  • по созданию рабочих групп из сотрудников организации;

  • по разработке специальных подразделений в структуре компании;

  • привлечённые специалисты.

Отдельные команды могут формироваться на определённых этапах.

Привлечение непосредственных участников позволяет:

  • наполнить модель исходными данными;

  • дополнить неочевидными деталями;

  • отразить особенности работы организации, специфику отрасли.

Сторонние специалисты необходимы для:

  • восполнения недостатка навыков в сфере анализа и проработки системы;

  • независимой проверки предоставляемых сведений;

  • исключения подмены данных, когда вместо фактического положения создаётся желаемая картина;

  • адаптации модели к системам автоматизации.

Результаты бизнес-моделирования

Моделирование бизнес-процессов предприятия позволяет:

  • повысить качество управления и контроля в компании;

  • повысить прозрачность;

  • устранить слабые места, оптимизировать операции, исключить задвоение функций;

  • определить необходимость изменений: создания дополнительных структурных единиц, источников ресурсов;

  • провести необходимые изменения;

  • упростить понимание структуры, взаимосвязей;

  • перенести структуру и процессы в филиальную сеть или дочерние организации.

Ошибки, допускаемые при моделировании (ложные исходные данные, неверное их толкование, ошибки в расчётах), приводят к искажению результатов. Внедрение модели не приносит ожидаемого эффекта, проект изменений может быть заброшен или остановлен на полпути, а затраты списаны.

Чтобы избежать подобной ситуации, необходимо соблюдать принципы:

1.       Информационной достаточности. Подразумевает сбор объективной информации, отказ от выводов при недостатке данных. В основе моделирования бизнес-процессов должны находиться реальные данные — от точности информации напрямую зависит итоговый результат.

2.       Достижимости. Это проверка наличия необходимых ресурсов и возможностей. Структура задач, действий и операций должна быть адаптирована к конкретному бизнесу и возможна для реализации. Важно заранее прописать чёткие цели и показатели.

3.       Множественности. Подразумевает сопоставление данных из разных источников, работу с несколькими вариантами изменений. Разработка нескольких моделей и описание процесса в разных плоскостях — способ выйти к желаемым показателям и свести к минимуму ошибки.

4.       Агрегирования. Это детализация процессов и связей элементов, повышающая гибкость. Сложные модели оптимально собирать из простых элементов или подсистем. Реализация такого подхода позволит не менять модель целиком, а корректировать её безболезненно.

5.       Отделения. Детализация не должна слишком усложнять модель, следует исключать лишние данные в зависимости от целей. Для качественного анализа модели не обязательно описывать все процессы — беспроблемные блоки, которые не вызывают вопросов и замечаний, можно пропустить.

Как избежать распространëнных ошибок

Чтобы не допустить распространëнных ошибок при самостоятельном моделировании бизнес-процессов, стоит следовать некоторым рекомендациям.

Работать с одним методом. Для построения всех процессов стоит использовать один ранее выбранный инструмент.

Использовать однородную детализацию. Описания и варианты выполнения операций стоит привести к общему знаменателю. Это позволит избежать вводящих в заблуждение пользователей трактовок, которые можно истолковать по-разному.

Не допускать наложения процессов. В программных установках компании должно быть чëтко определено, какие действия выполняются в какой последовательности, а также когда возможен повтор.

Свести все моделируемые процессы к единой цели. Моделирование процесса не должно проходить в отрыве от целей всего проекта.

Разобраться с границами бизнес-процессов. Чтобы обозначить границы понадобится вся доступная информация, которая поможет избежать как избыточной детализации, так и слишком общего подхода.

Сообщение отправлено!
Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.
Заполните форму
и получите ссылку на скачивание Партнерской программы
Сообщение отправлено!
Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.
Отправьте заявку на участие
в партнерской программе
Спасибо!
Презентация откроется в новом окне.
Если этого не произошло, нажмите на ссылку.
Заполните форму
для скачивания презентации